Menyampaikan Masalah ke Atasan. Susah atau Gampang?
Menyampaikan Masalah ke Atasan. Susah atau Gampang?
Anda pernah dikomplain klien? Kualitas produk perusahaan Anda menurun? Karyawan resign bersamaan?
Kalau sudah seperti ini, jika kita ingin menyampaikannya ke atasan adalah bukan hal yang mudah. Bayang-bayang atasan kita akan marah besar – seakan sudah di depan mata.
Namun jika kita mampu menyampaikannya dengan cara yang baik dan benar, justru dapat meningkatkan kualitas hubungan kita dengan atasan.
Dan memang betul, pada waktu menyampaikan masalah, kita disarankan untuk membawa alternatif solusi yang dapat membantu atasan.
Berikut tips yang dapat dilakukan:
- Tidak overthinking.
Overthinking adalah perasaan khawatir yang dapat membuat kita menunda apa yang ingin kita lakukan. Overthinking membuat kita jadi takut untuk maju; takut dimarahi, takut disalahkan. Padahal perasaan ini kita ciptakan sendiri, yang belum tentu akan terjadi di dunia nyata. Hal yang bisa dilakukan adalah dengan mengalihkan overthinking ini dengan berfokus pada pernyataan misi hidup kita.
Bicara dalam hati:
“Saya tahu saya khawatir. Tapi kalau saya tidak melakukan apa-apa, berarti saya melatih diri saya menjadi pribadi yang tidak tangguh. Masa saya harus menyerah dengan pikiran saya? Kalaupun saya nanti dimarahi, ya sudah. Itu bukan akhir dunia. Yang penting saya sudah menyampaikan apa yang seharusnya saya sampaikan. Karena jika tidak saya sampaikan, bisa jadi akan ada konsekuensi besar yang akan saya terima.”
Jadi sebelum bertemu dengan atasan, hilangkan overthinking.
- Pahami masalah.
Hindari jawaban “saya tidak tahu” jika atasan bertanya lebih dalam tentang masalah yang ingin kita sampaikan. Kenali masalah dengan menggunakan metode 5W-1H (Why, What, Who, When, Where, dan How). Jelaskan ke atasan dengan memberikan gambaran-gambaran umum terlebih dahulu dan jelaskan juga apa dampaknya secara spesifik dari permasalahan yag sekarang sedang terjadi terhadap tujuan perusahaan.
“Pak, sepertinya ada masalah di tim IT kita. Survei karyawan yang kemarin kita sebar menunjukkan, kalau 43% dari mereka yang berarti sekitar 24 orang, menganggap bahwa pekerjaan mereka tidak ada tantangannya sama sekali. Jika hasil survey ini tidak ditindaklanjuti, saya khawatir kita akan kehilangan orang terbaik kita. Apalagi di kuartal-4 nanti, kita akan launching sistem kita yang baru”.
- Tawarkan solusi.
Jelaskan kalau kita sudah mendapatkan beberapa alternatif solusi yang dapat dipertimbangkan oleh atasan. Terangkan juga apa yang paling mungkin, pro dan kontranya bagaimana, apakah ada hambatan dan potensi di sana. Kita ingin atasan mempunyai pemikiran bahwa kita sudah mempertimbangkan solusi itu dengan matang.
“Pak, saya punya beberapa solusi. Tentunya untuk menjalankan ini, saya perlu bantuan bapak dan tim Human Capital. Sepertinya kita perlu menambah dua orang lain, mumpung kita sekarang masih di awal kuartal-2. Saya sudah email ini ke Pak Gunawan, atasan dari teman-teman IT, tetapi beliau belum merespon. Jadi saya berencana mau datang bertemu langsung dengan Pak Gunawan dan membicarakan masalah ini. Saya juga berpikir untuk memperluas scope kerja IT menjadi lebih luas lagi, dengan bekerja sama dengan tim Sales dan tim Investasi. Saya berharap saya mendapat perhatian dari Bu Nita, karena beliau punya koneksi yang baik dengan banyak perusahaan. Tapi saya tahu kalau ada konsekuensi finansial yang besar yang mungkin belum bisa kita tanggung.”
- Jelaskan dampaknya.
Pertimbangkan apa dampak solusi dari yang kita usulkan, baik dampaknya terhadap Anda sendiri, orang lain atau atasan kita. Jelaskan tanpa berbelit-belit tentang bagaimana solusi kita dapat berdampak luas pada tujuan organisasi.
“Jika kita bisa membagi tim sales yang ada, yang awalnya dibagi berdasarkan wilayah, menjadi berdasarkan industri – tentu akan lebih baik. Memang setelah dibagi, beban kerja RM yang ada di industri mining dan banking akan lebih besar, dibanding industri yang lain. Tapi kita dapat membagi jumlah RM di dua industri itu berdasarkan besarnya aset dari masing-masing perusahaan. Yang perlu dipikirkan kemudian adalah kita perlu melihat kembali load analysis dari setiap RM dan memastikan semua RM memiliki load yang kurang lebih sama. Saya akan mendiskusikan hal ini ke Pak Gunawan besok siang.”
- Diskusikan manfaatnya.
Fokuskan pada solusi yang Anda bicarakan dan usahakan disertai dengan contoh-contoh yang nyata dari manfaat yang akan didapat. Kurangi menjelaskan ciri-ciri spesifik dari solusi Anda, atau bagaimana solusi tersebut akan diimplementasikan karena justru kurang begitu penting pada tahap ini. Yang lebih penting adalah: jika Anda sebelumnya sudah sempat menguji solusi Anda ini dalam skala kecil dengan hasil yang baik, maka Anda dapat membagikan informasi tersebut ke atasan.
“Dengan menempatkan setiap RM berdasarkan industri, maka setiap RM harus memahami industri setiap kliennya, dan mau tidak mau akan selalu update dengan perkembangan ekonomi yang ada. Klien akan merasa puas karena RM mengenal industrinya dan mengetahui isu-isu apa yang sedang terjadi disana. Saya sudah pernah membicarakan ini dengan salah satu RM senior kita, mas Lesmana. Ia setuju jika kita mencoba cara ini karena sebenanrnya ia sudah melakukan ini ke klien dengan lebih mengenal mereka dan hasilnya klien menjadi lebih ‘engage’ dan mereka tetap berbisnis dengan mas Lesmana sampai sekarang”.
- Ambil tanggung jawab.
Perlihatkan komitmen Anda bahwa Anda mau terlibat untuk memastikan suksesnya solusi ini. Bekerjasamalah dengan atasan Anda untuk mempertajam apa saja yang perlu dilakukan.
“Saya akan memastikan ini berjalan sesuai yang kita harapkan. Seandainya nanti sudah berjalan tetapi berpotensi melewati checkpoint, saya akan memakai Plan-B. Untuk memulai, saya akan minta Umi untuk mengumpulkan nama-namanya beserta database mereka. Kemudian saya akan kerja bareng dengan Ade untuk menyusun surat kontrak yang baru. Dan setelah selesai, saya minta bantuan bapak untuk memeriksanya kembali dan mengajukannya ke pak direktur untuk approval. Bagaimana menurut bapak?”
Menyampaikan masalah ke atasan adalah penting karena ini cara yang paling memungkinkan untuk mendapatkan solusi lebih cepat dengan menggunakan sumber daya yang Anda miliki serta otoritas yang dimiliki atasan. Kolaborasi antara Anda dengan atasan dapat memungkinkan untuk memecahkan masalah secara lebih efektif. Hal ini juga dapat mencegah eskalasi masalah ke level yang lebih tinggi.
Yudhea Wattimena
Facilitator, Dunamis Organization Services
